4 clefs pour réussir ton daily meeting

Tu galères avec ton stand up meeting ou ton daily SCRUM?
Le timing n’est jamais respecté, ou la réunion s’éternise?
Voici 4 règles à suivre pour réussir à coup sûr ta daily.

Les signes les plus critiques d’une daily qui dérapent sont l’absentéisme des participants ou les durées qui explosent.
Si c’est le cas, voici quelques rappels utiles:

1. Garder la durée inférieure à 15 mns. Pas plus. Non vraiment!
2. Commencer à l’heure quoi qu’il arrive.
3. Recentrer sur la réunion et couper les digressions.
4. Reporter la résolutions des problèmes en dehors de la daily.

La daily ne doit jamais dépasser 15 mns.

Jamais!

On a tous des emplois du temps qui débordent.
15 mns est une durée acceptable pour la plupart des humains. C’est le temps d’un café.
Même si la personne n’a pas envie de participer, elle vient au moins pour se tenir au courant de ce qu’il se passe.
En tant que participant il est rassurant et fondamental d’être sûr que la réunion ne prendra pas plus de 15 mns.

C’est à l’animateur d’y veiller. Le SCRUM Master, toute personne désignée ou élue pour être le gardien du temps.
Et si personne ne tient ce rôle, tu restes responsable de faire avancer les choses!

Alors tu vas me demander: mais je fais comment?
Et si la réunion déborde?

Et bien c’est très simple. A 15 mns, la réunion s’arrête, quoi qu’il arrive.

A 15mns plus 1 seconde, tu remercies tout le monde et tu passes à autre chose.
C’est simple en fait. Non?

La premières fois, ça risque d’être un peu abrupt pour certains. Mais si tu as prévenu tout le monde au démarrage, ça passe.
Au bout de quelques séances, les gens comprendront que c’est une limite non négociable.
Alors tu vas voir les comportements se modifier.
Tu verras que les participants seront plus conscis: l’être humain a une formidable capacité d’adaptation.
C’est ce que l’on va exploiter!

Alors dès ta prochaine réunion, sois très vigilant à la durée de la réunion et fait en sorte de respecter cette boite de temps de 15 mns.

Tu démarres toujours à la même heure, quelque soit le nombre de participants.

En fait on est dans la même logique: il faut que chaque participant soit convaincu que la réunion ne prendra pas plus de 15 mns.
Par ce que si la réunion dure bien 15 mns, mais qu’il faut 15 mns pour se mettre en route à cause de l’un ou de l’autre, et bien pour celui qui est arrivé à l’heure la réunion dure 30 mns.
Et en plus c’est un cercle vicieux: comme tu sais que ça va démarrer en retard, tu arrives plus tard… Pour commencer à l’heure…
Et c’est ainsi qu’une réunion qui devait durer de 9h00 à 9h15, dure finalement de 9h27 à 9h42.
Bref tu as perdu trois quart d’heure et puis… 9h42, c’est presque l’heure de la pause café, non?
Tu vas pas t’y mettre pour 20 mns… Autant faire la pause maintenant…
Bon je tire un peu… Quoi que…
Qu’en penses-tu?

Alors oui, au début, ça va faire bizarre.
Tu verras que les gens s’habitueront et viendront à l’heure.
Si non c’est peut-être qu’il y a un problème dans le choix de l’horaire.

On est d’accord que le choix de l’horaire est une décision collective de l’équipe, prise à l’unanimité?
Si non, c’est le moment d’en parler!

Et voilà, tu as ta deuxième règle à respecter.
A ce stade, si tu appliques déjà ces deux règles à la lettre, tu verras déjà des changements majeurs.

Il faut rester concentré sur la daily

Tout autre sujet est hors sujet.

Bon et concrètement ça veut dire quoi?
Ca veut tout simplement dire que si un participant sort du cadre, tu le lui rappelles!

Si tu es SCRUM Master, c’est tout à fait ton rôle.
Si tu es juste participant, c’est aussi tout à fait ton rôle!
Tu n’as pas à être pris en otage!

Après il y a plusieurs manières de le faire.
Celle que je préfère est de poser une question.

Par exemple un développeur te parle du prochain match de foot de son équipe préférée.
A priori un truc qui n’a aucun rapport avec la choucroute.
A ce moment tu peux lui poser la question:
« Ok, je suis désolé, je ne vois pas le rapport avec la daily. Peux-tu me l’expliquer? »

Cette question est importante car elle laisse la porte ouverte en cas de mauvaise compréhension.
Peut-être que ta boite a prévu un spot de pub pendant le match qui va provoquer un pic de trafic important.

Et peut-être que ça n’a effectivement rien à voir.
Dans ce cas, tu verras que la personne s’excusera et reviendra dans la discussion.

Si l’équipe reste effectivement centrée sur la daily pendant la daily, les 15 mns seront faciles à atteindre.
Après, il se peut que la discussion s’éternise encore sur des sujets qui sont en rapport avec le projet.
C’est l’objet de la règle suivante.

La daily doit rester une réunion de prise d’information

Ce n’est pas une réunion de résolution des problèmes!

Attention, c’est le plus difficile à faire.
En effet, en tant que développeur tu risques d’être absorbé par la discussion.
En tant que SCRUM Master, tu as envie d’aider l’équipe à avancer.
En tant que Product Owner, tu as envie de répondre aux questions.

Au fait, on est d’accord que pendant la daily, seuls les cochons parlent?

Donc il faut être très vigilant!
Dès que tu te rends compte que quelqu’un passe plus de 10s à décrire son problème, tu peux lui proposer d’en parler plus tard.

La daily permet de se synchroniser.

La daily permet d’évoquer les problèmes, mais surtout pas de les résoudre séance tenante!

Donc si quelqu’un lève un problème, tu peux lui proposer d’en parler juste après.
Ainsi seuls ceux qui sont concernés restent et personne ne se sent pris au piège.

Encore une fois, ce dernier point est le plus difficile à mettre à oeuvre.
Mais une fois que tu as le coup d’oeil, ça devient naturel!

Voilà, on arrive au terme de cet article.

Je suis impatient de ton feedback.
Qu’as-tu essayé?
Qu’est-ce qui a marché?
Qu’est-ce qui n’a pas marché?

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