Comment atteindre l’inbox 0 ? Retour d’expérience

Comme toi probablement, les emails ont pris une place centrale dans mon activité professionnelle. Sauf que cela prend une place envahissante!
J’avais l’impression d’être connecté en permanence à ma boite. Je gardais toujours un onglet ouvert sur gmail.
Cela prenait un temps considérable. Et pendant que je traitais mes emails je ne produisais pas de valeur pour mes clients.
Pire, je me surprenais parfois à regarder mes emails sans même m’en rendre compte… Tu sais un peu comme ces matins où tu ne réalises que tu as pris la voiture qu’en arrivant au parking de ta destination…


J’en arrivais à avoir un sentiment paradoxal, à souhaiter d’avoir de nouveaux emails comme pour me rassurer que j’étais utile quelque part.
Si je n’avais pas de nouvel email, j’avais ce sentiment étrange que personne ne pensait à moi…
Ok c’est ridicule, je suis bien d’accord, et c’est pourquoi j’ai décidé de prendre la question de la boite email à bras le corps.

J’en avais mare de subir un outil qui est censé me servir, pas l’inverse.

J’ai donc décidé de mener une expérience avec l’objectif:

  • De réduire mon temps passé sur la boite de messagerie.
  • De réduire la charge cognitive associée.

Procédé expérimental

J’ai donc décidé de compter sur une semaine le nombre d’emails que je traitais en notant l’origine, le nombre d’emails envoyés, le nombre de spams filtrés par gmail et enfin le temps passé à traiter les emails en minutes.
A chaque fois que je recevais un email je me posais ces trois questions:

  • Pourquoi est-ce que je reçois cet email?
  • Est-il nécessaire que je reçoive cet email?
  • Quel serait un meilleur canal pour capter ou traiter cette information?

Voilà le tableau de données brutes:
Inbox 0 - Données d'expérience

J’ai donc passé 4h sur la semaine à traiter 270 emails. Les bots représentent les 2/3 des expéditeurs et un 1/3 pour les humains. J’en ai envoyé 64, soit environ 4 fois moins que le nombre de messages reçus. Les spams représentent moins de 8% du total reçu.

Analyse des données et prise de tête

Bots VS Humain

Le premier constat amusant est l’origine des emails: je traite plus d’emails venant de bots que d’humains. C’est un peu dingue, mais une partie de l’explication vient du fait que derrière un bot, se cache peut-être une action humaine: par exemple les notification de GitHub, Slack ou Basecamp. D’ailleurs dans ce cas, faudrait-il le compter comme un message bot ou humain?
Dans la même veine: quand je reçois une notification de message sur Slack et que je réponds via SMS, il se passe quoi en fait?
Si je répond un email de 2 mots, est-ce un email au sens message, ou un email instant message?
C’était l’instant philo…

Les newsletters

Deuxième constat: je recevais beaucoup de newsletters. Mais vraiment beaucoup. J’ai donc pris une décision radicale: me des-inscrire de toutes les newsletter.
Je l’ai fait à 95%. Il reste deux ou trois newsletter que je garde car le contenu m’est utile tout de suite.
J’ai remarqué en fait qu’une newsletter vient souvent d’un sujet qui a eu de l’intérêt à un moment mais qui n’est plus forcement pertinent. J’avais tendance à garder la newsletter comme pour ne pas oublier cette source. Un peu comme si je me définissais par les newsletter que je recevais. Sauf qu’aujourd’hui l’information est abondante. Une source pertinente aujourd’hui sera peut-être dépassée demain. Ma manière de consommer du contenu évolue aussi. Par exemple en ce moment je consomme de plus en plus de podcast et moins en moins de youtube.
Derrière la newsletter se cachait probablement autre chose, un truc plus pervers du genre: “si je reçois un email, c’est que j’existe”, même si c’est une newsletter…
Cette prise de conscience m’a bousculé, donc exit les newsletter!
Attention à ne pas négliger le temps que cela prend de se des-inscrire!

Les notifications

Je recevais aussi pas mal de notifications de projets sur lesquels je n’étais pas directement opérationnel. Du coup, le flux utile était noyé dans un flux inutile. Par exemple le flux GitHub était pollué par les projets auxquels je ne contribuait pas. Et du coup quand je recevais une notification importante, je ne la voyais pas… Donc je me suis des-inscrit de toutes ces notifications non à propos. Gros gain!

Les vrais emails

Une fois les emails faciles à traiter dans la boite d’archives, restaient les récalcitrants.
Certains emails sont un dossier à part entière: tant que le dossier n’est pas traité, ça traine dans l’inbox. Parfois je trouvais un meilleur endroit et parfois non.
Par exemple certains emails étaient de simples rappels pour faire quelque chose. Là, facile je mettais une tâche dans ma todo list.
Parfois l’email se rapportait à un dossier plus important. Par exemple une offre commerciale à valider. Là aussi, je pouvais sortir la pièce jointe dans le dossier de fichiers du projet et m’ajouter un todo au besoin pour penser à traiter la pièce.
Par contre je n’ai pas trouvé de solution pour les petits dossiers. Par exemple, un collaborateur me signale une erreur sur une fiche de paie. Je ne vais pas créer un dossier pour ça avec un rappel… En plus au moment de clôturer, j’aurais de toute façon cherché l’email d’origine pour répondre sur le fil. Donc pour l’instant ce type de message traine dans ma boite le temps qu’il soit traité.
Ce que je n’aime pas dans ce cas, c’est que j’ai une dépendance externe forte pour atteindre l’inbox 0… Ce point est encore à améliorer…

Le piège de la boite email

Attention quand tu vas chercher une info dans ta boite email: les emails non lus t’attendent au détour et te dévient de ton objectif, telles les sirènes.
Quand je vois le compteur d’emails non lu, ou ces emails en gras, je ne résiste pas à lire les titres ou les expéditeurs. Et là, je me fais avoir: au lieu de récupérer l’info cherchée, je traite les emails non lus et quand j’ai fini, je me demande: au fait, j’étais là pour quoi?
Un peu comme quand tu vas dans le frigo chercher un truc, et puis une fois la porte ouverte, tu te demandes: au fait je suis venu chercher quoi?
Moi ça me le fait souvent…
Donc pendant cette expérience, je me forçais à n’aller chercher que ce que je voulais. Rien d’autre. Mais honnêtement, cela me demandait et me demande toujours une attention particulière. Si je ne me concentre pas, la routine classique du ‘je-traite-les-emails-non-lus-sans-réfléchir’ se met en route automatiquement.

Le cas linkedin

Linkedin est un cas à part entière pour moi: je ne l’utilisais que très peu pendant des années. J’avais laissé les alertes par défaut ayant peu d’interaction.
Depuis quelques semaines, j’ai vais régulièrement pour publier des posts et interagir avec le réseau. Du coup je recevais beaucoup de notifications. Comme les emails, j’ai rapidement coupé le badge et les notifications sur le téléphone. Comme c’était maintenant intégré à ma routine quotidienne, plus besoin de notifications.
Par contre ce qui m’a surpris est la fonction de Linkedin: d’un pur réseau social, il est devenu progressivement un outil de messagerie à part entière, à la croisée des chemins avec du réseau social, un lecteur de news ou encore un laboratoire pour traiter les sujets et collecter du feedback.

Conclusion

Au final j’ai l’impression d’avoir gagné en temps: je ne traite mes emails qu’à certains moments de la journée. Entre 2 et 3 fois par jour. Le reste du temps j’évite d’y aller. Certains jours je n’y vais qu’une fois.
J’ai surtout pris du recul sur ma messagerie. Même si je tombe encore dans la vieille routine, surtout si je suis fatigué, la messagerie prend moins de place et quand j’y vais, c’est en pleine conscience.

J’ai deux boites: une perso et une pro.
Sur la perso j’ai réussi à atteindre le inbox 0, et ce pendant plusieurs jours de suite. C’était trop bon! J’avais un sentiment de légèreté étrange…
Je suis passé à un email de l’inbox 0 sur la boite pro. Naturellement cette boite est plus difficile à maitriser, mais je compte bien y arriver!
Je suis curieux de ton retour:
Est-ce que toi aussi tu appliques le ‘inbox 0’?
Combien as-tu d’emails non lus dans ta boite?

3 réflexions sur « Comment atteindre l’inbox 0 ? Retour d’expérience »

  1. Avec Thunderbird j’ai défini des blocs de règles : pubs, magazines, achats en ligne etc.
    Le problème est qu’avec mes 3 boites, le démarrage de thunderbird prend quelques minutes (le temps qu’il trie tout sur chaque boite).
    J’hésite sur les « unsubscribe » de certains emails car le lien (souvent long, provenant d’une autre société et contenant des codes) ne m’inspire pas, donc j’ai des filtres -► poubelle.
    Avec tout ça… j’archive chaque année plusieurs Mo de données… opération « inbox 0 » : échec !!! 🙁

  2. Je m’y suis mis depuis une quinzaine de jours, et comme tout le reste, je tends vers l’inbox zéro, il m’arrive de laisser là des mails en suspend, mais j’essaye de tout traiter le vendredi soir au plus tard.
    Je me suis désinscrit d’un paquet de newsletters diverses et variées, avec un contenu certes intéressant mais que je ne consommais jamais, donc au lieu d’ajouter de la frustration, je préfère virer ces entrées.

    Ma difficulté est avec les mails « Todo » qui sont des choses que je dois gérer mais qui prennent un peu de temps, je dois revenir gérer ces choses et j’ai du mal, il me manque un endroit centralisé pour les todos où je pourrais transférer ces choses à faire.

    Comme ça, la boîte mail ne fera pas office de todo list et ça me fera un canal de todos en moins à gérer, à suivre donc 😉

    1. Nicolas,
      Merci pour ton retour.
      De mon côté j’utilise todoist pour gérer mes todos.
      Après à l’heure où je te parle, il y a 22 emails en attentes dans ma boite et vendredi dernier il y en avait plus de 300.
      La taille de mon inbox est un peu le reflet de mon niveau de  » je suis sous l’eau « …
      J’y retourne dégommer quelques emails! 😀

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.